加班是指員工根據(jù)企業(yè)的要求，在工作日以外，或法定節(jié)假日、公休日從事生產(chǎn)或工作。同時，根據(jù)《勞動法》地四十四條的規(guī)定，也可以明確看到加班的發(fā)生是某于用人的安排。加班費(fèi)排除因員工因個人原因在正常工作時間內(nèi)完成工作任務(wù)而自愿進(jìn)行的額外工作，，以完成其分內(nèi)工作。也就是說，HR界定員工是否有加班事實(shí)的發(fā)生，在于他的工時工作是否有企業(yè)的安排。
我們曾經(jīng)處理過這樣一起案例。一家健康食品的零售企業(yè)在中國設(shè)立自己辦事處，成立初期，公司并沒有意識到對加班加以控制和管理的重要性，只要是員工超時工作的，公司一律報銷車費(fèi)，并且按規(guī)定支付加班費(fèi)。隨著代表處的工作步入正軌，績效逐年都呈上升趨勢，一切都安不進(jìn)班地向前向好的發(fā)展。唯獨(dú)加班情況不但沒有減少，反而越來越多，甚至有時候HR發(fā)現(xiàn)本來以前可以下班前完成的工作也要拖到下班之后才能完成。但是按照公司的慣例，對這種情況也沒辦法修正，只能是按照員工的打卡記錄，一分不少的給錢，于是便想向我們求助，希望我們能夠幫助解決這種被動管理的問題。
分析了他們的問題所在和公司的一些處理習(xí)慣，以及公司的規(guī)章制度之后，我們發(fā)現(xiàn)正是各方面都是空白，才使得公司沒有辦法對現(xiàn)狀有所行動。
基于員工加班具有這種靈活性和不確定性，企業(yè)安排和控制的方式也就可以有多種選擇。例如，建立合理的規(guī)章制度并將其作為勞動和聽的組成部分，明確規(guī)定所有員工的加班必須具備公司特殊部門統(tǒng)一的加班安排表，或者是由員工本人填寫“加班申請表”，并經(jīng)過特殊部門的批準(zhǔn)，方可在工資結(jié)算期內(nèi)憑表申領(lǐng)加班費(fèi)。這樣既可以杜絕員工任意加班、降低工作效率，也可以使企業(yè)對每個員工的加班情況有所了解和控制。真如本案，該公司規(guī)定了員工的加班一律支付加班費(fèi)，而實(shí)際操作中又沒有根據(jù)事實(shí)發(fā)生的加班情況計(jì)發(fā)加班費(fèi)。事實(shí)上，員工有沒有加班，企業(yè)也并不清楚。一旦員工要求企業(yè)補(bǔ)發(fā)加班費(fèi)的，唯一的證明就只有打卡表。如果該員工在8小時以外并非在工作，而是在處理私人事情，或者是在完成工作時間內(nèi)應(yīng)該完成的工作，企業(yè)只有白白承擔(dān)因沒有其他證據(jù)證明不是加班，而必須支付加班費(fèi)的不利后果。
因此，我們也向這家代表處提出建議，即可以通過在其規(guī)章制度或員工的勞動合同中，明確規(guī)定加班應(yīng)是基于企業(yè)的安排或批準(zhǔn)方可視為加班的方式來決定現(xiàn)在的問題。
